Å administrere arbeidsflyt er noe mange har erfaring med i det daglige arbeidet, og kan innebære å håndtere saker internt eller eksternt hos kunder. I Luleå kommune er det illustrert en arbeidsflyt med rutiner for e-tjenester på en strukturert og pedagogisk måte, som gjør det enkelt å følge og forstå hvert steg i flyten. Ved å tydelig vise hvem som gjør hva, når det bør gjøres og hvordan, minimeres risikoen for misforståelser og dobbeltarbeid. En godt strukturert arbeidsflyt skaper ikke bare effektivitet, men også tydelighet og struktur i arbeidet.
Arbeidsflyten som Luleå kommune har utformet viser hvordan saker håndteres via e-tjenester, fra en sak sendes inn, til hvordan den behandles av kundesenteret og eventuelt videresendes til spesialister. Hvert steg er tydelig utformet, og ansvarsfordelingen er tydelig, noe som skaper ansvarlighet og sikrer at ingenting blir utelatt. Denne typen strukturerte prosessbeskrivelser hjelper alle involverte å forstå sine roller og hva som forventes av dem.
Denne arbeidsflyten får InfoCaption prisen "Månedens guide" fordi den ikke bare beskriver hva du skal gjøre, men også hvordan og når du skal gjøre hver oppgave - på en pedagogisk måte. Den visuelle klarheten og muligheten til enkelt å oppdatere og tilpasse arbeidsflyten gjør den til et dynamisk verktøy som kan endre seg i takt med bedriften. I motsetning til statiske dokumenter er arbeidsflyt en levende ressurs som kan utvikles og justeres over tid, noe som gjør det til en varig løsning for bedrifter som ønsker å optimalisere måten de jobber på.
Victoria Fräki, kommunal rådgiver i Luleå kommune og skaperen av arbeidsflyten, forklarer videre:
Helt fra begynnelsen var guiden en lang tekst der det var vanskelig å skille ut hva som var viktig. En arbeidsflyt ble et mye bedre alternativ siden den gjør veiledningen mer oversiktlig og enkel for alle å forstå og følge. Det var også den responsen jeg fikk fra kollegene mine.
En av de største fordelene med arbeidsflyter er at de er enkle å lage og endre. Når prosesser endres eller må oppdateres, gjøres det enkelt uten at det krever store ressurser eller tid. Dette gjør arbeidsflyter til en fleksibel løsning i et arbeidsmiljø der det ofte skjer endringer. Luleå kommune har også koblet inn guider i arbeidsflyten, noe som gjør at de ansatte ikke bare ser hva som skal gjøres, men også får instruksjoner om hvordan de skal gjennomføre relevante aktiviteter. Denne støtten kan redusere behovet for mer omfattende opplæring og skape trygghet for rollene som er involvert.
I tillegg til å skape effektivitet i det daglige arbeidet, fungerer Luleå kommunes arbeidsflyt som en inspirasjonskilde for andre bedrifter. Fleksibiliteten og det enkle ved å lage og tilpasse arbeidsflyter gjør det til et kraftig verktøy, uansett hvilket formål de skal brukes til. Uansett om det handler om håndtering av kundesaker, interne prosesser eller noe helt annet, kan arbeidsflyter raskt bygges opp og tilpasses bedriftens behov. Denne dynamikken gjør at arbeidsflyter ikke bare optimaliserer eksisterende prosesser, men også åpner opp for innovasjon og forbedring i bedrifter. Godt jobbet, Luleå!
Luleå kommune får utmerkelsen Månedens guide
Hver måned utpeker vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".
