Med høy bemanningsomsetning, raske forandringer og knappe ressurser blir digitalisering av opplæring stadig viktigere. Å gjøre opplæring digital er imidlertid verken det eneste eller viktigste tiltaket i en bedrift som ønsker å maksimere effekten av digital læring.

Digital kontra ikke-digital læring

Fordelene med e-læring og digital utdanning er kjent: Å gjøre en utdanning digital innebærer at flere personer kan få tilgang til den og at man kan ta del i den når man vil, hvor man vil og hvor ofte man vil. Den er både plass- og personuavhengig.

Men digitalisering innebærer flere nyttige mulighter enn som så - man må skille mellom formell utdanning og læring på en uformell måte i det daglige arbeidet.

På mer eller mindre alle arbeidsplasser forekommer både formell utdanning og uformell læring i en eller annen form.

• Ved formell utdanning er det en lærer eller kursansvarlig som bestemmer hva som er viktig og hva som skal læres, både når det gjelder mengde og innhold.
• Ved uformell læring er det den som trenger å lære som selv bestemmer hva som er relevant og leter opp kunnskapen på egenhånd, når behovet er der.

På en arbeidsplass helt uten digitalisert læring skjer den formelle utdanningen vanligvis med lærer og i et slags klasseromformat. Den uformelle læringen skjer gjennom prøv-og-feil metoden, huskelapper og at man spør kollegaer eller brukerstøtte om hjelp når man lurer på hvordan et eller annet system fungerer eller hvordan en arbeidsoppgave skal utføres.

På en arbeidsplass som er helt digitalisert skjer den formelle utdanningen gjennom e-læring, vanligvis i en læreplattform (LMS- Learning Managemen System). Den uformelle læringen håndteres gjennom Performance Support-verktøy (PST) - "læringsstøtte" eller læring i  arbeidsflyten.

Læringsmodell: en forenklet modell om former for formell utdanning og uformell læring i en tradisjonell og digitalisert sammenheng.

Få organisasjoner, hvis det finnes noen, er helt digitalisert (eller for den delen ikke-digitalisert). Det er nok ikke ønskelig heller - digital utdanning og digital læring er ikke alltid å foretrekke foran fysisk læring; da det personlige møtet gir muligheter om samhandling som er en viktig verdi.

Derimot finnes det en naturlig effektivitetsgevinst å hente ved å spare ressurser når fysiske utdanninger og kunnskapsstøtte gjøres digitale. Men hovedsaken med digitaliseringens muligheter er ikke nødvendigvis å helt erstatte fysisk med digitalt, men snarere å skifte fokus i læringsstrategien og dermed øke effekten man får ut av læringsinnsatsen.

Organiser kunnskapen som finnes i virksomheten 

Mange organisasjoner tenker kanskje at digitalisert læring handler om å flytte klasseromutdanning til et LMS og konvertere papirmanualen til en pdf-manual. Om man nøyer seg med dette mister man den fjerde delen i det som illustreres i læringsmodellen over - å digitalisere det uformelle som man lærer daglig.

Teoretisk sett, ut fra en medarbeiders perspektiv, hadde det kanskje vært best å alltid ha en personlig coach tilgjengelig eller ekspert sittende i nærheten. En slik coach ville kunne svare på spørsmål ved behov og gi hjelp når du trenger det. Ut fra organisasjonens perspektiv ville det naturligvis ha vært en dyr og ressurssløsende løsning. Men med hjelp av Performance Support kan man komme nærmere en slik støtte!

Performance Support handler om å samle informasjon, organisere og ikke minst tilgjengeliggjøre den uformelle kunnskapen som finnes blant medarbeidere i en organisasjon. Det kan sammenlignes med et bibliotek med mange små kunnskapsartikler. Ingen oppsøker biblioteket for å lese alle bøkene fra perm til perm, men gjennom den tydelige strukturen med bøker som er satt i system kan man enkelt finne nøyaktig det man leter etter.

Dynamisk digital læring er basert på de ansattes behov for å fullføre oppgaver. Det viktigste er ikke mengden med utdanning, men heller tidspunktet for læringen! 

Komplett læring med Performance Support

Både formell utdanning og uformell læring er nødvendig, men passer til forskjellige situasjoner. Den formelle utdanningen har de fleste organisasjoner god kontroll på: "Hva trenger man for å kunne arbeide her?". For noen stillinger stilles det krav til sertifiseringer og man sørger derfor for at medarbeiderne skal ha godkjenning før de begynner å arbeide.

Man bør dog ikke fylle utdanningen med all tenkelig "kjekt-å-vite" kunnskap. Det er forskjell på hva som er kjekt å vite og hva man må vite. Det er viktig å holde læringsinnholdet så konsist som mulig, ettersom mennesker har en begrenset kapasitet i hvor mye man kan lære på en gang. Det meste kan faktisk læres under uformelle former i arbeidshverdagen.

Ofte blir det lagt for lite ressurser i å planlegge uformell læring, selv om det er en selvfølgelig del av manges hverdag å spørre om hjelp eller lete etter informasjon man trenger. Man kan si at Performance Support (lære i arbeidsflyten) i sin enkleste form kan være en post-it-lapp på dataen, en kom-igang-manual på skrivebordet eller et raskt spørsmål til en kollega. Imidlertid refererer begrepet fremfor alt til de digitale verktøyene som bidrar til å  strukturere denne uformelle læringen bedre.

”Where best learned” – I hvilken situasjon lærer medarbeiderne best?

Med Performance Support-verktøy digitaliseres post-it-lappen eller spørsmålet til kollegaen - uten å gi avkall på tilgjengeligheten! Konseptets kjerne er at hjelpen skal finnes der det er "best learned", det vil si: i den eller de situasjonene der medarbeideren har størst behov for å lære seg en ting og dermed størst sjangse til å ta til seg kunnskapen.

Det er ikke sikkert man hører så godt etter hvis man første arbeidsdag i en bedrift, får en forelesning om hvordan ferie skal registreres, men når tiden kommer og man er klar for å registrere ferie er behovet for kunnskapen desto større og dermed også motivasjonen!

For å finne balansen mellom å formidle kunnskap gjennom formell utdanning eller uformell læring bør man utføre en konsekvensanalyse. Hva kan skje om man prøver å utføre arbeidet uten å kunne det helt?

Hvis man ikke lærer seg korrekt om hvordan medisiner skal deles ut eller hvordan en brann skal slukkes kan det få alvorlige konsekvenser. Derimot om man feiler når en skal bytte standard skriver eller registrere ferie så er det bare å forsøke en gang til. Det sistnevnte lærer man med prøve-og-feil metoden og selvstudier, det første gjør det ikke!

Hvilket format passer best for hvilken situasjon?

E-læring brukes med andre ord for å digitalisere utdanning/formell læring og Performance Support-verktøy brukes for å digitalisere uformell læring. Så hva er forskjellen rent praktisk mellom Performance Support og e-læring i LMS, og når brukes hva?

Hvordan utformes de og hva bør de inneholde?

• E-learning utformes ved hjelp av større ressurser, erfarne pedagoger og produsenter med mål om å utdanne deltagerne om noe som de trenger å vite. Innholdet bør først og fremst være informativ.
• Performance Support  utformes ofte med små midler for å fylle et konkret og mer direkte kunnskapsbehov: "Jeg skal utføre dette - hvordan gjør jeg det?". Innholdet er først og fremst lærerikt. 

Hvilket omfang har de?

• E-læringskurs er ofte ganske lange, noen ganger flere timer, og krever at man planlegger å være borte fra jobben.
• Performance Support er ofte kortere, noen ganger bare et par minutter eller sekunder. Du lærer mens du arbeider istedenfor å ta et avbrekk fra jobben.

Hvordan gjøres de tilgjengelig?

• E-læring er vanligvis tilgjengelig etter login i en læringsplattform (LMS) der man kan se framskritt og en leder eller administrator kan følge opp resultatet.
• Fokus for Performance Support er just-in-time - der blir kunnskapen tilgjengelig ved hjelp av noen klikk (helst ingen), akkurat når hjelpen trengs, slik at en raskt kan komme videre med arbeidsoppgavene.

Oppsummert:

LMS med e-læring innebærer formell utdanning i digitalt format og har som mål å gi mottakeren ny kunnskap og nye ferdigheter. Fokuserer på det større bildet. En digital lærer!

Performance Support-verktøy strukturerer uformell læring i digitalt format og har som mål å hjelpe mottagere å sluttføre arbeidsoppgaver. Fokuserer på detaljer. En digital kollega!

Hvis det man trandisjonelt sett kaller e-læring handler om å digitalisere en kunnskapsrik lærer eller foreleser så handler Performance Support mer om at man digitaliserer sine kunnskapsrike kollegaer.

Derfor er e-læring egentlig e-trening

Når man digitaliserer utdanning brukes vanligvis begrepet e-læring. Men selv om formatet er, digitalt er innholdet ofte mer eller mindre det samme, det vil si formell utdanning (training) i stedet for praktisk læring i øyeblikket. Med e-læring utdanner og forbedrer man seg for å kunne gjøre en bedre jobb, man trener. Det meste av det man lærer skjer istedet oftest når man er på plass på arbeid, under arbeidsdagen: gjennom å utføre sine arbeidsoppgaver, kanskje bruke noe av det man har lært seg gjennom e-learning og gjennom å få hjelp fra kollegaer.

Derfor burde det som brukeren kaller e-læring kanskje helles kalles e-trening! Den virkelige e-læringen er snarere det som kan oppnås ved hjelp av digitale Performance Support-verktøy.

Vi skal ikke slutte å jobbe med formell utdanning, men inntil vi utformer disse bør vi tenke på hva som er formålet med utdanningen. Ofte er det at medarbeiderne skal prestere bedre; utføre sin jobb bedre. Start med det! Begynn med å lage materiell som gir støtte for utførelsen først! Tilgjengeliggjør materialet som Performance Support i arbeidsflyten enn i en kursportal og i korte kunnskapsartiklere framfor lange. Deretter kan du gå tilbake og lage en obligatorisk og formell - men konsis - utdanning, som inneholder det man trenger å kjenne til innenfor en arbeidssituasjon. Den korte utdnningen blir lettere å ta til seg samtidig som støtte for fortsatt og kontinuerlig læring finnes for hånden hver dag.

Det vi går inn for er en omfordeling av fokus og ressurser. Generelt blir det brukt uforholdsmessig mye energi på formell utdanning i forhold til hva som legges på den uformelle og kontinuerlige læringen i arbeidshverdagen. De organisasjoner som ønsker å få mer effekt av ressursene de invester i digitalisering, utdanning, kompetanseløft og læring burde skifte fokus - a little less training and a little more learning, please.