Ved å lage arbeidsmetoder som oser av tydelighet og er enkle å implementere kan man introdusere brukere for nye system på en ukomplisert måte. Ved å tilby opplæring som alltid er tilgjengelig og som kan ses når som helst og hvor ofte man vil, er man på god vei til å sikre at viktig kunnskap alltid finnes for hånden for den som trenger den.
Det kan være ulike årsaker til behovet for opplæring, for eksempel ved endringer i et system, når noen er ny i jobben eller når noen har fått nye arbeidsoppgaver. Det kan også være behov for å følge opp og sikre at brukerne har gjennomført opplæringen og tatt til seg informasjonen, siden opplæringen kan være påkrevd for å jobbe i et spesielt system.
Når behovet for opplæringen er der kan man stille seg flere spørsmål. Noen av disse kan være:
- Kurs som både sikrer ny kunnskap og læring i arbeidsdagen
- I hvilken form skal vi gi opplæring?
Et av spørsmålene som ikke blir stilt så ofte er:
- Hvor og når trenger brukerne å lære?
Det vi på InfoCaption ytrer er at opplæringsmateriell skal være en del av både formell og uformell læring, det vil si i både den kritiske innledende fasen av en opplæring og også være tilgjengelig i etterkant når man har behov for hjelp direkte i arbeidsflyten. Akkurat dette har Piteå kommune gjort mulig for sine medarbeidere som jobber med bestillinger. De har laget et kurs innen temaet "Rett innkjøp" som sertifiserer medarbeiderne til å jobbe med bestilling og innkjøp innen egen virksomhet. Kurset er ment å måtte gjennomføres først for å bli sertifisert, og deretter tilgjengelig som en håndbok for den som har behov for å friske opp hukommelsen på enkelte områder.
Sara Nilsson (Kommunekontrollør på kommuneforvaltningen) Piteå kommune forteller videre:
Prosjektet innebærer at nye roller og arbeidsmetoder og ny systemstøtte for blant annet bestilling skal innføres. Slik oppsto behovet for å lære opp og informere alle ansatte som er berørt av denne endringen, og vi nedsatte en arbeidsgruppe som har laget forskjellige opplæringspakker til de involverte målgruppene, deriblant de nye innkøperne.
Vi kjenner at det er viktig at de som arbeider med innkjøp har kjennskap til lover og regler som vi må følge når vi gjør innkjøp i bedriftene. For å bli kvalifisert som innkjøper i kommunens nye e-handelssystem krever vi derfor at brukeren fullfører den opplæringspakken vi har laget. Dette kan vi følge opp i InfoCaption før vi legger brukeren inn i systemet.
Tanken er at brukerne også skal kunne bruke opplæringen som et oppslagsverk for å kunne gå tilbake når som helst og se enkeltseksjoner på nytt. Siden vi jobber med digitalisering og at det kommer nye ansatte som skal være innkjøpere føles det rett å satse på et digitalt opplæringsmateriell som brukerne kan gå gjennom når det passer dem."
Klikk her for å se kurset for innkjøpere i Piteå Kommune.
Vi i Team InfoCaption ser at Piteå kommune har benyttet hele verktøykassen som produktet har å tilby, når de opprettet dette kurset. Det er tydelig, og inneholder en interaktiv instruksjon som medarbeiderne kan delta i, som ikke bare består av tekst men også holder brukeren aktiv ved å blande både tekst, kunnskapstest og videoinnhold. Vi ser at dette kurset på sikt vil skape mye verdi.
Piteå kommune har takket være deres fantastiske arbeid fått utmerkelsen Månedens guide.
Vil du lære mer om hvordan du kan dele kunnskap på en enkel måte?
