Alle bedrifter gjennomgår før eller senere store eller små endringer. For den ansatte innebærer det ofte nye måter å arbeide på, som for noen kan føre til usikkerhet og bekymring. For å redusere både bekymringer og praktiske problemer som den ansatte kan komme ut for i løpet av arbeidsdagen på grunn av disse endringene, kan en godt gjennomtenkt støtte være tingen. Derfor skal det være enkelt å utforme støtten ansatte trenger for å takle de utfordringene som en endring kan føre med seg.

En ny måte å hjelpe på

De fleste har sikkert en eller gang sett en forelesning eller vært i et klasserom der en foredragsholder, lærer eller elev prøver å koble utstyret sitt opp til det tekniske anlegget i rommet. Dette kan være en utfordring, både på grunn av at teknikken mellom de ulike enhetene er forskjellige, men også fordi kanskje ikke alle har den kunnskapen som skal til for å for eksempel utvide skjermen slik at foredragsnotatene ikke havner på skjermen som publikum ikke skal se. Det skal være enkelt å finne hjelpen man trenger i situasjoner som denne.

På InfoCaption fremhever vi måter å jobbe på som gjør det mulig for flest mulig å ta til seg informasjon ved hjelp av ulike metoder, derfor har vi gjort det mulig å dele instruksjoner og veiledninger på forskjellige måter. Denne måneden har vi valgt å trekke fram Kammarkollegiet som har laget instruksjoner som skal være til hjelp på den fysiske arbeidsplassen. Ved å plassere instruksjoner på strategiske steder, blir det enklere for både nye og erfarne medarbeidere. Vi er alle mennesker og husker ikke alltid hver instruksjon til enhver anledning utenat.

Kammarkollegiet informerer sine ansatte om hvordan man finner kontoret eller for eksempel bruker utstyret på møterommet gjennom strategisk plasserte QR-koder som leder til veiledende guider.

Erika Sörnäs (Tf enhetsleder på IT-supporten, avdeling for Utvikling og Digitalisering), Kammarkollegiet forteller videre:

Da vi byttet lokale på Kammarkollegiet fikk vi flere utfordringer med å finne en helhetlig måte å guide våre ansatte gjennom endringene som skjedde både i det fysiske og i det digitale arbeidsmiljøet.

Ved å bruke QR-koder kan vi veilede de ansatte på riktig måte i begge tilfeller. Uansett om de trenger hjelp med for eksempel et kart over kontorene eller en guide over hvordan utstyret i møterommet fungerer, er fremgangsmåten den samme for våre ansatte.

Med InfoCaption har vi kunnet samle hele IT-supportportalen på ett og samme sted, og ved hjelp av QR-kodene kan ansatte raskt finne akkurat den informasjonen de trenger.


Klikk her for å se en av Kammarkollegiets guider som deles med QR-kode. 

Kammarkollegiet får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned utnevner vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom gjennom å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".

Vi i team InforCaption synes dett er et veldig bra initiativ fra Kammarkollegiet ut fra flere aspekter: At de har laget instruksjoner som ansatte kan bruke og samtidig har gjort dem tilgjengelig på steder der det er behov. Kammarkollegiets ansatte får nå tilgang til kunnskap som letter den fysiske arbeidsdagen og det er verd å feire.

Vil du lære deg mer om hvordan du kan lage effektive veiledninger på en enkel måte?