Frustrerte sluttbrukere, altfor korte opplæringer i systemet og systemeiere eller spesialister som bombes med spørsmål - høres ikke det kjent ut?

Det finnes alltid noe man er misfornøyd med på en arbeidsplass. En sak som ofte skaper misnøye er datasystem. ”Dette systemet fungerer jo aldri”, ”Jeg hater disse oppdateringene”, ”Jeg skjønner ikke dette!”.

Er systemet så dårlig… eller er det noe annet?

Det finnes selvsagt både gode og mindre gode datasystem. Noen er sikkert egenutvikllede og harmoniserer godt med arbeidernes arbeidsmetoder mens andre system kan være innkjøpte og tilpasset for å passe virksomheten, noe som påvirker innstillingen til respektive system.

En bidragende faktor til misnøye er også mengden opplæring og gjennomgang en bruker får. Et halv- eller heldagskurs i et datasystem er ganske vanlig, deretter forventes brukerne å klare mye på egen hånd.

Stressede og utilgjengelige systemeiere eller eksperter i systemet, samt mangel på hjelpeguider eller håndbøker som gir svar på spørsmål gjør medarbeiderene mindre lystne på å arbeide i systemet ettersom arbeidet stadig stoppes av manglende kunnskap.

Relasjon mellom introduksjon og Self Service

Det er ikke noe galt med en kort introduksjonsopplæring i et datasystem – men det avhenger av hvilken støtte som finnes i etterkant. En opplæring der man forklarer hvorfor systemet skal brukes og hvordan saker og ting henger sammen på et høyere nivå skaper forståelse. Men det bør også stilles høye krav til tilgjengeligheten av guider som sluttbrukeren skal støtte seg mot i forskjellige situasjoner. Micro-learning som pusher ut instruksjoner eller tips og triks til brukeren via mail kan f.eks. være en løsning fordi det enkeltutdanner sluttbrukerne. Men det er også viktig å støtte brukerne i den daglige læringssituasjonen, og da blir det for tungvint å søke gjennom gamle mailer.

Før, under og etter

Å benytte seg av en digital håndbok med introduksjonsguider er et godt alternativ da disse kan gjenbrukes.

La respektive systemeiere eller superbrukere som kan systemet lage disse guidene, gjerne i videoform, som beskriver forskjellige scenarioer i systemet. De som trenger å læres opp i systemet får ta del av håndboken før introduksjonsopplæringen, noe som høyner nivået på deltakerne, og gir en raskere start i systemet. Fokuser mye på hvilke veier brukeren skal ta for å få hjelp så raskt som mulig gjennom Self Service.

Korteste vei vinner! Ved å integrere hurtigguider eller hele håndbøker med systemet kan brukeren med bare noen få klikk få svar på sine spørsmål. Dette gjør at brukeren raskt kommer videre, istedenfor å lete på forskjellige steder og til slutt velger å kontakte systemeieren/superbrukeren, samt sparer tid og penger for virksomheten og gir en mer fornøyd bruker.

Lyspæra må få bli tent

Vi mennesker liker ikke å ikke kunne forklare eller forstå ting. Det er viktig for oss å gjøre et godt arbeid og utføre våre oppgaver på en korrekt måte. For å gjøre dette trenger vi noen ganger hjelp og vi velger alltid å ta den korteste veien for å få hjelp. Jo enklere det er å finne god støtte, desto bedre er det!

Vil du lære mer?