Vi som er "millennials", eller «digital natives» som vi også kalles, er vokst opp i en verden der informasjon er tilgjengelig på andre siden av et søk. At man tidligere har lett etter informasjon i fysiske leksikon er for oss helt merkelig, i hvert fall för de yngre av oss. Gjør det oss latere, eller bare mer tilpasset til den teknologiske utviklingen?

Nye arbeidsmetoder

Den digitale generasjonen er på full fart inn i arbeidsmarkedet, og snart er de som ikke engang husker Windows XP ferdig med høyere utdanning og skal søke jobb hos dere. Jeg er selv en del av denne digitale generasjonen, og jeg har fått med meg overgangen fra det å bruke word- og pdf-dokumenter som grunnlag for brukerdokumentasjon til at oppdatert og tilgjengelig nettbasert dokumentasjon gjør den samme nytten, men også viser seg å være mye mer effektivt.

For en stund siden leste jeg om en som forsøkte å lære faren sin å søke på Google. Han måtte forklare steg for steg hvordan han skulle søke, og det tok litt tid, men plutselig koblet faren hvordan Google tenkte i forhold til det han spurte om. Nå søker han som om han ikke skulle gjort noe annet. Selv om dette er åpenbart for mange, og selvfølgelig for den nye generasjonen arbeidstakere, er det ikke like opplagt hvordan man skal videreføre denne tankegangen til informasjon som ligger tilgjengelig i løpet av arbeidsdagen. Når man møter opp som nyansatt, burde det ikke ligge et system tilgjengelig der man kan søke opp det man lurer på? Når man introduserer et nytt datasystem, burde det ikke ligge lett tilgjengelig informasjon om hvordan man bruker det?

Arbeidsmetodene vi bruker på jobb bør speile metodene vi har brukt i dagliglivet lenge, som å google når man har et problem, eller søke på youtube når man lurer på en funksjon i et program. For oss digital natives er dette en selvfølge. Å måtte lete på flere steder før man finner det man søker etter kan være både frustrerende og tidkrevende. Dessverre synes overraskende mange at det fungerer å ha dokumentasjonen i en word- eller pdf-fil lagret på en server.

Godt nok er helt perfekt

Kravet til kvalitet blir ofte et hinder for at dokumentasjon og kunnskap gjøres tilgjengelig. At materialet finnes er mye viktigere enn at det holder en høy pedagogisk kvalitet Særlig siden den ofte er ferskvare og trenger å oppdateres.

Som systemleverandør vet vi at et produkt hele tiden utvikles. Man legger til en ny funksjon, omorganiserer menyer eller døper om noe for at produktet hele tiden skal bli enklere og mer logisk å bruke. Det gjør det veldig mye enklere for brukeren hvis vi oppdaterer dokumentasjonen hver gang vi slipper en ny versjon, selv om det kanskje bare er en mindre endring Hvis vi da har som mål å lage en visuelt og pedagogisk perfekt manual blir terskelen for å oppdatere den mye høyere og kanskje til og med skippes. Ved å i stedet legge seg på et overkommeling nivå gjør vi det enklere å stadig oppdatere uten av det blir for tids- og ressurskrevende. Det viktigste er tross alt at den som lurer på noe, enkelt skal få svar på sine spørsmål.

Les også: I daglig læring kan godt nok være helt perfekt!

Bruken av teknologi kommer så lett

Når man har vokst opp med stadig ny teknologi og konstante endringer, blir man god på å lære forskjellige datasystemer. Man lærer seg å forstå mønstrene de forskjellige måtene datasystemene oppfører seg på i stedet for å lære alle de spesifikke handlingene som kreves for å gjøre det man trenger å gjøre. Enda riktigere er det kanskje å si at man lærer seg det man bruker ofte, mens det man ikke bruker så ofte lærer man når man behøver det. Man googler for å finne en hjelpeside eller en Youtube-film. Når man kommer i en jobbsituasjon er det derfor viktig å ha tilgjengelig informasjon om egenarten til forskjellige systemer. De funksjonene og arbeidsmåtene man ikke trenger hele tiden er like viktige å dokumentere som de man bruker hele tiden. Funksjoner man bruker jevnlig ligger friskt i minne, men når man bare bruker en del av økonomisystemet én gang i året glemmer man funksjonen mellom hver gang.

Les også: Slik gjør dere nyansatte tryggere og mer effektive!

Hvordan forbereder man arbeidsplassen?

Så hva kan man egentlig gjøre for å forberede arbeidsplassen for den nye, digitale generasjonen?

• Gjør informasjonen tilgjengelig på søkesider og andre steder. Spill på brukernes premisser, og la informasjon ligge tilgjengelig der de leter etter den. Det er uansett en god måte å finne informasjon på, så informasjonsdelingen er til fordel for alle i organisasjonen, uansett om de er digital natives eller ikke.

Husk at: Tilgjengelig informasjon er informasjon som blir benyttet.

• Legg opp til daglig læring. Lag korte overgripende artikler eller filmer som forklarer noe. Man trenger ikke alltid å huske alt man trenger å vite for å gjøre jobben sin. I mange tilfeller blir det for mye å huske på, og hvis det går lenge nok, kan måten det gjøres på ha endret seg, så man risikerer å gjøre en feil. Hold det derfor kort og hele tiden oppdater. De som ønsker alle detaljene kommer til å lete seg til disse selv. Motivasjonen for å lære er mye høyere når man står overfor et tydelig behov.
• Tenk på at i mange tilfeller er godt nok helt perfekt. Informasjon er ofte ferskvare og må oppdateres. Hvis kvalitetskravet er høyt kan det ta unødvendig mye tid og ressurser å holde dokumentasjonen oppdatert. Versjonsnyheter, beskrivelser av funksjoner i systemer og arbeidsrutiner trenger for eksempel ikke være visuelt eller pedagogisk perfekte ettersom det kan være såpass kritisk informasjon at man tar den til seg likevel.