”Når den høyre hånden ikke vet hva den venstre hånden gjør” er ett uttrykk med negativ klang og beskriver et fenomen som kan forårsake negative effekter i en virksomhet. Det er viktig at alle vet hva som gjelder og følger de instruksjoner og arbeidsrutiner som finnes slik at resultatet blir riktig også når flere roller berøres av rutinen.
InfoCaptions guidetype Arbeidsflyt er et godt alternativ for å beskrive hvordan noe utføres og hvordan rutinen kan gå mellom ulike stillinger og roller. Dette for at alle skal forstå sin del av helheten. Men det finnes også andre måter å oppnå dette på. Vi har derfor valgt å løfte frem Vetlanda kommune denne måneden som tok utgangspunkt i guidetypen Oversikt eller "håndbok" som mange kaller den, og laget "Lønn og HR Portal" en håndbok for medarbeidere, administratorer og ledere.
Håndboken er en samling steg-for-steg- og tekstguider som beskriver hvordan man rapporterer lønn, ferie, fravær osv. Målet med håndboken er å gjøre informasjonen lett tilgjengelig og forståelig for alle - noe de har oppnådd ved å samle informasjon for alle roller og forklare med både film, tekst og bilde.
Klikk her for å komme til håndboken
Åsa Holmberg forteller selv hvordan hun tenkte:
Vi så et behov for å samle våre manualer på en måte som ble lettere tilgjengelig for brukeren. Vi tenker at alle tar til seg informasjon på ulike måter og at vi med hjelp av InfoCaption kan lage ulike typer guider for å nå så mange som mulig i virksomheten med hvordan man bruker og registrerer i vår Lønns- og HR Portal. Tanken om en håndbok der alt materiale kan samles ble født, og vi jobber nå kontinuerlig med å utvikle og spre vår håndbok slik at alle finner den.
Vår håndbok er en samling av de manualene som er nødvendige for å bruke og registrere i vår Lønns- og HR Portal. Vår tanke er at medarbeidere, ledere og administratorer skal finne svaret på så mange spørsmål som mulig i håndboken og at den er lett tilgjengelig for alle.
Dette hadde ikke vært mulig å ta frem uten hengivne medarbeidere som har dette som sitt ansvarsområde: Anna-Maria Lindberg og Anna Carlemar."
Håndboken er et veldig godt eksempel på hvordan det går å samle all informasjon om et emne lett tilgjengelig for å spare tid hos medarbeidere. Et annet aspekt som er viktig - og der skaperen av guiden har tenkt gjennom - er hvordan man når ut til så mange som mulig. Mennesker er forskjellige og lærer på ulike måter. Noen vil lese, andre vil se og høre. Ved å lage et materiell som lærer bort på ulike måter, økes sjansen for å nå ut med informasjonen til flest mulig innenfor virksomheten.
Som en takk til personen/personene som har laget månedens guide donerer InfoCaption 1.000 kr hver måned til en ideell organisasjon som lager opplæring eller på andre måter hjelper mennesker inn på arbeidsmarkedet.
Våre varmeste gratulasjoner og bra jobbet til:
Åsa Holmberg
Anna-Maria Lindberg
Anna Carlemar
Vil du også nå ut med informasjon?
