InfoCaption
Boka demo
Skara_Logo_ppt_beige
Kundecase

Skara kommune

- Effektiv onboarding gjennom digitalisering og læring.

Skara_illustration_ppt_beige

Hvem er Skara kommune?

Skara kommune ligger i Västra Götalands fylke mellom Skövde og Lidköping med cirka 19 000 innbyggere og ca. 1600 ansatte. Fordelt på 6 administrative enheter har Skara ca. 90 lederposisjoner i kommunen.

Behovet for universell og effektiv onboarding

Tidligere brukte Skara kommune en felles sjekkliste ved innføring av nye ledere, men variasjoner i innføringen skapte behov for en tydeligere og mer universell prosess. Ledere, støttefunksjoner og ansatte ba om en felles onboarding-prosess for å sikre at alle nyansatte får samme introduksjon og at ledere vet hva som forventes av dem.

Etter nøye kartlegging ble det identifisert over 100 informasjonspunkter som måtte kommuniseres til nyansatte ledere. Målet ble da å skape en effektiv og strukturert onboarding som støtter nyansatte ledere og hjelper dem raskt å komme inn i rollene sine.

For å håndtere denne store informasjonsmengden og skape en lærerik og god onboarding-prosess, ble det satt sammen en arbeidsgruppe med representanter fra digitalisering, HR og kommunikasjon. Tre viktige perspektiver for prosjektet var:

Information: Hvilken informasjon trenger en nyansatt og hvordan kan den presenteres på en måte som ikke føles overveldende?

Mottagelse: Hvordan organiseres det første møtet og hvem er ansvarlig for å utpeke en mentor eller veileder?

Læring: Hvordan kan informasjon fordeles over tid slik at ikke alt må læres umiddelbart?

 

Chefsportal_skara_border

Portalen for ledere gjør det mulig å lære også etter introduksjonen

Tre steg til en optimalisert onboarding 

Ideen om å bruke InfoCaption ble reist, en plattform som allerede ble brukt i kommunen. Det var enkelt å lage tydelige prosesser og engasjerende kurs. Samtidig kunne kunnskap enkelt deles med ansatte og deler av den digitale reisen kunne automatiseres.

 

En tydelig universell prosess

I første omgang ble det laget et tydelig prosesskart som styrer arbeidet og sørger for at ingenting blir glemt, sparer tid og sørger for universell læring.

Med digital automatisering får ledere og ansvarlige beskjed når en ny ansatt har signert en kontrakt og det er på tide å planlegge oppstart. Under arbeidet med å kartlegge og dokumentere prosessen kom neste steg for en forbedret onboarding naturlig.

En imøtekommende og interaktiv introduksjon

Andre steg for Skara kommune var en introduksjonsopplæring som ikke bare retter seg mot ledere men alle nyansatte i kommunen. Også her var alle verktøyene som trengs i InfoCaption tilgjengelig og det ble utviklet et introduksjonskurs med mulighet for autorisasjonskontroll.

Kurset inneholder den viktigste informasjonen, korte filmsnutter og kunnskapstester for interaktiv og hyggelig læring.

Kunnskap finnes alltid tilgjengelig  

Som et tredje steg i den digitale onboarding-reisen blir nyansatte ledere møtt med en egen kunnskapsportal. Portalen har autorisasjonskontroll og er tilpasset ledere som målgruppe.

Med tydelig struktur i informasjonen er det enkelt å komme tilbake når som helst for å lære mer eller oppdatere kunnskapen. Du finner også flere kurs her og læringen kan fortsette lenge etter de første ukenes introduksjon.

 

En prosess som ikke blir glemt

"En velkomstmail til nyansatte, som genereres basert på at brukerkontoen opprettes i vår AD, er nå justert slik at den inneholder en lenke til onboarding-portalen. Samtidig sendes det også en e-post til ansattes leder der vi viser til veiledere fra et lederperspektiv som handler om onboardingen. På denne måten hjelper vi både den nyansatte og lederen."

- Lina Dittmer, digitaliseringsutvikler - Skara kommune

 

Vil du også optimalisere onboardingen?
Book demo!