Man kan aldrig göra mer än sitt bästa i varje situation med de förutsättningar man har. Om medarbetare saknar de verktyg som behövs för att sköta sitt arbete på bästa sätt kan det leda till onödig stress och frustration över att gå till arbetsplatsen. Det flesta människor vill känna, ”jag kan mitt jobb och jag vet att jag gör ett bra arbete”. Den kvittensen är viktig för vårt välbefinnande. Men vad händer då när vi känner motsatsen?
En orsak till att många känner stress på arbetsplatsen är att vi ofta letar efter information och kunskapsinhämtning men inte vet var eller hur vi finner den. I en studie som gjordes i Sverige 2010 visade det sig att 43% av deltagarna lägger ca en halvtimme om dagen på att leta efter information. Det påverkar både medarbetaren och arbetsgivaren negativt. Medarbetaren kanske känner sig stressad och frustrerad eftersom den tiden som annars hade gått till att utföra arbetsuppgiften slösas bort på att finna svaren på sina frågor. En stressad och frustrerad medarbetare gör lätt fel eller missar något eftersom man då gärna vill skynda på saker och lätt tappar fokus. I längden blir medarbetaren mindre och mindre positivt inställd till sitt jobb eftersom det är kopplat till stress. Och för att inte tala om de hälsoproblem som stress kan framkalla.
Läs också: Använder er verksamhet galet mycket tid på att leta efter information?
Ge företaget en boost genom att göra kunskapen tillgänglig och personoberoende
Kunskapsbrist leder till en ond spiral för hela verksamheten. Som människor är vi ganska lata av oss och vi tar oftast den snabbaste och enklaste vägen för att komma vidare. Risken finns att medarbetarna slutar leta med hjälp av de interna verktyg som finns, t.ex. Intranät eller hemsida, om informationen inte är tillräckligt lättåtkomlig. Istället tar man direktkontakt med system- och produktspecialister som är det snabbaste sättet att hitta informationen på. Om informationen hade legat tillgänglig i en gemensam kunskapsdatabas som man snabbt kommer åt precis just när man behöver den, hade medarbetaren snabbt kommit vidare i sitt arbete på egen hand.
Många gånger används också andra externa kanaler som t.ex. Youtube och Google för att få svar på det man behöver veta. Även om det självklart går att hittar bra information där, finns en risk att den inte alls harmoniserar med interna arbetssätt eller rutiner, vilket medför parallella arbetssätt som kan krocka med varandra. Att gå till externa källor för att få reda på interna processer eller rutiner fungerar alltså i många fall dåligt. En intern kunskapsdatabas som fungerar på samma sätt som Google kan istället ge snabba svar på det som rör verksamheten.
Att stycka elefanten
Med enkla medel går det att skapa en kunskapsdatabas med olika typer av dokumentation eller guider som visar hur medarbetare ska tänka/göra i olika situationer. Här kommer fyra punkter att ha i åtanke för att bygga upp en bra kunskapsdatabas:
- Det underlättar om instruktionerna utgår ifrån medarbetarnas vardag och de situationer som de kan ställas inför samt sättet de jobbar på. Om instruktionerna speglar de arbetssätt eller processer som organisationen arbetar efter blir de lättare att ta till sig eftersom medarbetaren känner igen sig. Samtidigt säkrar man att alla arbetar på samma sätt inom organisationen.
- Man kan skapa närhet till databasen genom att direktlänka från eller integrera med system, intranät eller processer. Det minskar antal klick för medarbetaren som både sparar tid för företaget och skapar en snabbare väg för medarbetaren.
- Kunskapsdatabasen kan också styckas upp beroende på olika scenarion som ger medarbetaren vägval t.ex. ”om det gäller ny kund” eller ”om det gäller befintlig kund”, vilket gör information än mer specifik.
- Att utbilda medarbetaren i vilka vägar den kan ta för att hitta kunskap gör stor skillnad. Här behöver supportpersonal, specialister, chefer m.fl. inta en mer coachande roll och fråga ”har du tittat i handboken?” istället för att bara ge svar på frågan.
På dessa sätt löser man minst två utmaningar som implementation av en digital kunskapsdatabas kan innebära: Man ökar kompetensen bland medarbetarna, som är viktigt i sig, och får mindre stressade och frustrerade medarbetare. Båda delarna leder till ökad effektivitet och nöjdare medarbetare.
