Pandemin har för alltid förändrat vår arbetsvardag. För många av oss är exempelvis distansarbete från ett hemmakontor inte längre endast en flexibel möjlighet som arbetsgivaren tillgodoser, utan en vanlig del av vår arbetsvardag. En undersökning från Oslo Met visar att drygt 50 % vill jobba hemifrån 2 dagar i veckan eller mer. För många kommer hemmakontoret att vara deras primära arbetsplats, kanske utan någon permanent kontorsyta att alternera med. Denna förändring leder till större flexibilitet i var anställda kan bo, och nya ord som "workation" föreslår också spännande möjligheter att blanda semesterresor och arbete.
Vilka liknande förändringar tar vi med oss i sättet vi lär oss på?
När många av oss tvingades till distansarbete hemifrån blev våra kollegor inte längre lika lättillgängliga. Vad för typ av förändring ledde det till? För de organisationer som redan hade kommit igång med Workflow learning eller Performance support med hjälp av ett EPSS (Electronic Performance Support System) blev det ingen drastisk förändring. De hade redan skaffat sig en digital kollega eller digital coach som alltid fanns till hands för att vägleda medarbetare när det annars hade varit naturligt att be någon kollega om hjälp, eller leta efter svar i pärmar på kontoret.
Kärt barn har många namn; Workflow learning, Performance support, digital kollega eller digital coach är alla begrepp som har använts i några år, men som under pandemin fick nytt liv, som lösningar på några av de mest utmanande situationer som arbetslivet utsattes för när pandemin drabbade oss. Hur säkerställer vi att lärande och kunskapsöverföring tillvaratas i en sådan stor förändring av arbetsvardagen?
Personoberoende kritisk kunskap
Det har i arbetslivet funnits en trygghet för de personer som suttit på viktig kunskap inom sin organisation; en försäkring och garanti för deras värde i arbetslivet. Men för organisationer kan det vara riskfyllt att låta personer ”äga” kunskaper som alla drar nytta av och behöver. Vad händer om den här personen av olika skäl inte längre är lika tillgänglig, som under pandemin? Vad händer om personen plötsligt inte alls tillgänglig, för att man byter arbetsplats, blir sjukskriven eller blir tjänstledig?
De flesta av oss som har haft specifika kunskaper inom ett arbetsområde, till exempel som superuser i ett system, har förmodligen också upplevt hur mycket tid det kan ta av vår arbetsdag att svara på frågor och hjälpa andra i systemet för att komma vidare i deras arbete. Därför är det bra för både organisationen och medarbetaren att dokumentera kunskapen och göra den lättillgänglig för alla medarbetare, så att de själva kan komma åt den digitalt när de behöver den. Det är viktigt att inte bara göra kunskapen tillgänglig, utan också att göra den personoberoende.
Sparar tid – i flödet av arbete
Lärande på jobbet har för de flesta varit synonymt med att gå kurser och längre utbildningar. Även om många har genomgått ett digitalt skifte där fysiska utbildningar i klassrum har ersatts med e-learning eller NanoLearning betyder det fortfarande att lärandet kräver att man avbryter sitt arbete och fokuserar endast på kursen under en avgränsad tid, lång såväl som kort. Ebbinghaus glömskekurva visar dock hur kunskapen som vi tar med oss från en kurs glöms bort ganska hastigt efter att kursen är genomförd. I många år har 70-20-10-modellen framhävt att huvuddelen av vad vi lär oss på arbetsplatsen lär vi oss genom mer informella kanaler och vid tillfällen när vi själva behöver skaffa oss kunskap om uppgifter vi ställs inför.
Pedagogen Conrad Gottfredson, som står bakom metoden 5 Moments of Learning Need, berättar om skillnaden mellan att lära sig under arbetsdagen och att lära sig i arbetsdagen. Genom att flytta lärandet direkt till arbetsflödet (Workflow learning) når man nytta på flera olika sätt samtidigt. Medarbetare behöver inte ta fokus från produktivt arbete under tiden som lärandet sker, nyttan av inlärning är större när det är en kort väg från lärande till praktik och man sparar tid när medarbetare inte behöver avbryta arbetet för att fråga en kollega eller gå en längre kurs för att få svar.
Forskning visar att det tar minst 30 minuter att återfå fokus för en arbetsuppgift när man har blivit avbruten. Workflow learning innebär att kunskapen ska finnas max 2 klick och 10 sekunder bort från den uppgift du arbetar med, och lärandet ska fokusera på att förklara exakt vad du behöver veta för den uppgift du fastnat vid. Den tillgängliga kunskapen ska besvara frågan: ”Hur gör jag?”. Om man får till det kan medarbetaren behålla sitt fokus på den aktuella uppgiften.
Forskaren och författaren Josh Bersin skriver om lärande i arbetsflödet som ett paradigmskifte. Han beskriver hur det är viktigt att i arbetslivet ägna så lite tid som möjligt åt att hitta själva kunskapen. "Lär dig, applicera kunskapen och återgå till arbetet." En undersökning från LinkedIn visar att de flesta anställda rapporterar att de generellt upplever att de har för lite tid i sin arbetsdag. Därför vill de lära sig i arbetsflödet, i sin egen takt och inte minst utbilda sig bara när behovet finns där. Detta är förenligt med hur vi agerar utanför arbetslivet. Känner du någon som ganska snabbt googlar sig till ett svar när de undrar över något på sin fritid?
Nytt sätt att lära
För många organisationer har pandemin lett till ett nytt förhållningssätt till lärande. Jämfört med andra kriser man befunnit sig i så var denna förändring avsevärt annorlunda. Utbildning har ofta varit en av de första aspekter som har skurits ner i en organisation under en kris, men den här gången var det viktigt och kritiskt att nå ut med kunskap. Många kastades in i en digitaliseringskarusell som organisationen inte riktigt var redo för. Dessutom fanns det en ny dimension. Nu kunde man inte längre bara skapa en kurs för att lösa problemet, man behövde involvera HR eller utbildningsavdelningen och ställa frågan – hur löser vi kompetensproblem när alla jobbar på distans?
Lösningen blev att flytta lärandet till själva arbetsflödet och göra det tillgängligt exakt där behovet uppstod. Kunskapsägare och andra som satt på viktig kunskap var tvungna att dela med sig och tillgängliggöra kunskapen digitalt, underhålla och hålla den uppdaterad, till exempel i ett EPSS. På så sätt uppstår ett ekosystem och en demokratisering av kunskapsflödet som både avlastar de som sitter på kunskapen samt gör den tillgänglig för de som behöver den – precis när och där de behöver den.
