Att skapa och hantera kunskapsmaterial i en organisation är en utmaning som kräver tydliga riktlinjer för att säkerställa både kvalitet och enhetlighet. För stora, globala organisationer som AFRY blir denna utmaning ännu större, då medarbetare är spridda över hela världen och arbetssätt och kommunikation kan variera. För att skapa en konsekvent och effektiv användarupplevelse har AFRY utvecklat en intern vägledning i InfoCaption. Denna vägledning hjälper medarbetare att skapa strukturerade instruktioner och utbildningsmaterial som följer en gemensam standard och gör det enklare för alla att hitta rätt kunskap vid rätt tillfälle.

AFRY använder InfoCaption som ett dagligt stöd för sina medarbetare. I huvudsak tillgängliggörs instruktioner genom kontextuell hjälp, vilket innebär att medarbetarna får relevanta guider direkt i det system eller den situation de befinner sig i. I en organisation med många rutiner och processer krävs ett stort antal guider och instruktioner. För att säkerställa att dessa är enhetliga, pedagogiska och lätta att förstå har AFRY tagit fram en intern vägledning som hjälper producenter att skapa strukturerat och användbart kunskapsmaterial.

AFRYs vägledning skapar struktur i kunskapsdelningen

För att säkerställa en enhetlig och effektiv hantering av kunskapsmaterial har Jenny Snis, Program Coordinator på AFRY, tagit fram en intern vägledning i InfoCaption. Den ger producenterna tydliga riktlinjer för att skapa pedagogiska och enhetliga instruktioner och utbildningsmaterial. Genom denna struktur får AFRYs producenter stöd i att skapa material av hög kvalitet och en gemensam standard, vilket säkerställer att viktig information sprids effektivt, oavsett om det handlar om systemanvändning, nya rutiner eller medarbetarutbildning."

Vad innehåller AFRYs riktlinjer?

AFRYs riktlinjer ger producenterna stöd genom hela skapandeprocessen och säkerställer att innehållet anpassas efter olika inlärningsstilar. Några av de viktigaste riktlinjerna handlar om:

• Vilken typ av material som passar bäst i olika situationer
• Tydliga steg-för-steg-instruktioner för att skapa textbaserade och visuella instruktioner
• Hur inspelningar kan hålla hög kvalitet genom goda förberedelser
• Riktlinjer för publicering och synlighet i organisationen
• Säkerställande av att material är lätt att hitta och uppdateras regelbundet

Denna struktur ser till att alla producenter arbetar utifrån samma metodik, vilket leder till en mer konsekvent användarupplevelse.

En vägledning för hela organisationen

Att ha en tydlig och enhetlig process för kunskapsskapande är särskilt viktigt i en global organisation som AFRY. När material skapas enligt samma principer blir det lättare att förstå och använda, oavsett vilken del av organisationen det kommer från.

Genom att kombinera text, bilder och video kan information förmedlas på ett sätt som passar olika typer av användare. Vissa föredrar att läsa detaljerade instruktioner, medan andra lär sig bättre genom att titta på en video eller lyssna på en förklaring. AFRYs riktlinjer tar hänsyn till dessa behov och skapar en flexibel lösning för kunskapsdelning.

Inspiration för andra organisationer

AFRYs arbete är ett bra exempel på hur tydliga riktlinjer kan stärka kunskapsdelningen i en organisation. Genom att skapa en fast struktur för hur utbildningsmaterial och instruktioner tas fram och delas, säkerställs att viktig information når rätt personer på ett enhetligt och pedagogiskt sätt. Det handlar inte bara om att producera instruktioner, utan om att bygga en stark kunskapskultur där kunskap blir lättillgänglig och användbar. Bra jobbat AFRY och grattis till utmärkelsen, Månadens guide!