Processer - ett ord som får många att rygga tillbaka, sucka och tänka att allt är omöjligt och att ingen någonsin kommer komma överens. Projekt inom verksamhetsanalys och förbättringsarbete har fått någon slags ensamrätt till det oskyldiga verktyget processkartan. Begreppet har blivit synonymt med den extremt komplexa uppgiften att kartlägga en hel organisations processer, hur de samverkar med varandra och vad som är input och output - för att sedan analysera dem, förbättra dem och ständigt hålla dem uppdaterade med organisationens föränderliga arbetssätt.
Jag säger inte att verksamhetsanalyser är dåliga, ibland är det det som krävs för att verkligen förbättra och utveckla en organisation ur ett helhetsperspektiv. Men i stora helheter finns alltid små enheter som jag hävdar att processkartan har en roll i. Jag vill att processkartan ska få frigöras från att bara sammankopplas med helheten. Den här artikeln fokuserar därför på processkartan i all sin enkelhet - ett visuellt verktyg som kan göra underverk i att guida organisationen i det dagliga arbetet.
De flesta av oss står i köket och lagar mat då och då. Innebär det att vi behöver dokumentera recept på alla de rätter vi lagar? Självklart inte. Vissa rätter bara snor vi ihop eftersom de är väldigt enkla att laga. Eller kanske är de ganska komplicerade, men vi lagar dem så ofta att vi kan dem som ett rinnande vatten. Eller så är resultatet inte så noga, det viktiga är att man får mat i magen och inte att det blir en god rätt som man vill laga igen.
Men så finns det de rätter som är komplexa och innehåller en massa moment. Eller de rätter vi gör en gång per år och varje gång behöver påminna oss om hur man gör. Eller tillfällen där vi vill komma ihåg hur vi gjort för att kunna justera och göra det ännu godare nästa gång. Eller de gånger då vi vill servera den perfekta rätten till någon och absolut inget får gå fel. Då behövs ett recept som man kan följa.
På samma sätt är det inte obligatoriskt att kartlägga alla de processer organisationen arbetar i. Eller att tvingas beskriva en stor och omfattande process bara för att det är en del i den som behöver förtydligas. Det är okej att skriva ner receptet på bechamelsås utan att också beskriva hur man lagar en lasagne.
Tre framgångsfaktorer för InfoCaption: Lita på processen, Skyll på processen och Uppmuntra skisser
Syftet med InfoCaptions processarbete är inte att ha hela organisationen beskriven i kartor utan att kontinuerligt använda processer som ett verktyg för att driva och utveckla verksamheten. Vi har bara kartlagt en bråkdel av våra arbetsprocesser - de som verkligen kan hjälpa oss i det dagliga arbetet. Genom att peka ut några få skarpa kartor blir det så mycket enklare att lyckas med det där som är så svårt: Att uppdatera och underhålla dem enligt gällande arbetssätt.
Det viktiga för oss är alltså inte att allting är på plats, utan att våra medarbetare verkligen kan lita på det som finns. Man ska veta att våra skarpa processer verkligen gäller och att de beskriver hur vi arbetar. Om en medarbetare hittar något fel eller vill förbättra något ska den kunna vara säker på att det är den aktuella versionen och inget utkast eller gammalt den tittar på.
När vi kan skylla på processen tjänar den som ett verktyg för att förbättra samarbetet och teamkänslan. Istället för att era medarbetare ska skylla på varandra när något gått fel eller hamnat mellan stolarna - låt dem skylla på processkartan! Det är den som ska beskriva verkligheten och om något gått fel kan man samlas kring den, diskutera igenom den tillsammans och se till att det blir bättre nästa gång.
Slutligen har vi upplevt hur viktigt det är att tillåta och uppmuntra skisser utan att kräva ett resultat. Ibland finns ett behov av att rita processkartor i samband med specifika projekt eller möten. Då är själva resultatet inte av betydelse. Man ritar inte en karta som ska sparas utan det är under själva processen att rita processen som den uppfyller sitt syfte. Det är otroligt viktigt att separera dessa tillfälliga kartor från de skarpa!
Innan du börjar kartlägga - tänk över syftet och målet
I den här föreläsningen kan du höra om hur det finns minst 17 olika anledningar till att organisationer väljer att rita ner en process, och om man missar att specificera varför man gör det riskerar man att känna att "Vi fuskar lite. Vi följer inte riktlinjerna för hur processer ska skapas." eller "Vi har inte lyckats så bra. Det är ingen som följer processmodellerna."
Dessa citat stämde också överens på oss på InfoCaption för ett tag sedan - men nu vet vi bättre. Du måste inte i detalj beskriva hur man gör spagetti carbonara eller mormors boeuf bourguignon som visserligen är ganska komplex men som du kan göra i sömnen eftersom du gjort otalliga gånger och det aldrig blir fel. Det är okej att fokusera på nyårsmiddagen och att slipa till rödvinssåsen så att smaken och konsistensen blir bättre varje gång.
