InfoCaption
Boka demo

Effektiv implementering av nye system

Gjennom tilpasset læringsmetodikk og bruk av InfoCaptions læringsverktøy gir vi deg forutsetninger for å gi effektiv og sikker støtte under systemimplementering.

 

Reserver et møte med oss

Verktøy som læringsstøtte gjennom endringsreiser

Vår plattform gir støtte gjennom hele implementeringsreisen – fra innledende introduksjon og opplæring til daglig support etter at systemet er lansert i bedriften. Det er enkelt å lage, dele og administrere for prosjektledere, produsenter og superbrukere. Og gir en smidig og brukervennlig støtte for brukerne.

Ulike læringsbehov må dekkes på ulike måter

Ved store endringsreiser, som implementering av nye systemer, genereres det ulike læringsbehov som må møtes med ulike typer læringsstøtte. For eksempel trenger ansatte/brukere både en overordnet introduksjon for å få et bilde av systemets komponenter og detaljert støtte i hvordan de utfører en bestemt oppgave i systemet. Det første behovet kan dekkes relativt enkelt i en e-læring, mens det andre behovet der brukeren trenger hjelp i sin arbeidshverdag, krever tilgjengelige og korte how-to-guider direkte i arbeidsflyten.

Vanlige fallgruver ved systemimplementering 

Vi har identifisert fire fallgruver som vi ofte støter på i endringsprosjekt, som vi håper vi kan hjelpe deg å unngå:

Feil fokus
Mangel på støtte
Stress og usikkerhet
Kontinuerlige endringer

For mye fokus på introduksjonsfasen gir kortvarig resultat 

Bedrifter gir ofte for mye fokus på innføringen av systemet, når den ansatte skal lære om alt som er nytt. Det er absolutt nødvendig, men faren er at det legges inn for mye informasjon på dette tidspunktet. Noe som dels er ressurskrevende for både veiledere og deltakere og dels resulterer i at deltakerne har vanskeligheter med å ta til seg læringen.

Mangel på støtte kan føre til kostbare feil 

Som følge av å bruke for mye ressurser i utgangspunktet, er det en risiko for at ansatte ikke får tilstrekkelig støtte når de skal utføre en konkret oppgave.

Enten bruker du tid på å finne riktig informasjon, som er ressurskrevende og irriterende når du bare vil komme i gang med oppgaven, eller så tar du sjansen og gjør det du synes er riktig. Risikoen er da at det kan oppstå feil som kan være kostbare både økonomisk og i forhold til tid.

 

Mangelfull støtte kan skape stress og usikkerhet

Mangelfull støtte støtte risikerer også å få enda større konsekvenser enn tid og penger. Med stor sannsynlighet vil det generere stress, frustrasjon og usikkerhet for ansatte og bidra til en negativ arbeidssituasjon.

Vanskelig å nå ut med fortløpende endringer

Det som er viktig å huske på ved store endringsreiser er at den første perioden (også etter implementering) ofte innebærer ganske store endringer. Det kan være funksjonelle endringer i systemet eller endringer knyttet til prosesser. Også her mangler det ofte en plan for hvordan disse kontinuerlige endringene skal oppnås.

Vanlige fallgruver ved systemimplementering 

For mye fokus på introduksjonsfasen gir kortvarig resultat 

Bedrifter gir ofte for mye fokus på innføringen av systemet, når den ansatte skal lære om alt som er nytt. Det er absolutt nødvendig, men faren er at det legges inn for mye informasjon på dette tidspunktet. Noe som dels er ressurskrevende for både veiledere og deltakere og dels resulterer i at deltakerne har vanskeligheter med å ta til seg læringen.

Vanlige fallgruver ved systemimplementering

Mangel på støtte kan føre til kostbare feil 

Som følge av å bruke for mye ressurser i utgangspunktet, er det en risiko for at ansatte ikke får tilstrekkelig støtte når de skal utføre en konkret oppgave.

Enten bruker du tid på å finne riktig informasjon, som er ressurskrevende og irriterende når du bare vil komme i gang med oppgaven, eller så tar du sjansen og gjør det du synes er riktig. Risikoen er da at det kan oppstå feil som kan være kostbare både økonomisk og i forhold til tid.

Vanlige fallgruver ved systemimplementering

Mangelfull støtte kan skape stress og usikkerhet

Mangelfull støtte støtte risikerer også å få enda større konsekvenser enn tid og penger. Med stor sannsynlighet vil det generere stress, frustrasjon og usikkerhet for ansatte og bidra til en negativ arbeidssituasjon.

Vanlige fallgruver ved systemimplementering

Vanskelig å nå ut med fortløpende endringer

Det som er viktig å huske på ved store endringsreiser er at den første perioden (også etter implementering) ofte innebærer ganske store endringer. Det kan være funksjonelle endringer i systemet eller endringer knyttet til prosesser. Også her mangler det ofte en plan for hvordan disse kontinuerlige endringene skal oppnås.

Feilprioritering
Utilstrekkelig støtte
Usikkerhet og stress
Gjentakende endringer

Hvordan vi støtter ditt endringsprosjekt

Fremdriftssplan:

  • Innledende workshops for å bygge strukturene.
  • Fortløpende avstemmingsmøter for støtte  videre i prosjektet (frekvens utfra behov).

Mulige komponenter for støtte:

  • Overordnet planlegging av prosjektet (flyt i prosjektet knyttet til opplæring og støtte).

  • Støtte i kartlegging av endrede arbeidsflyter.

  • Støtte i metoder for analyse av sluttbrukere og læringsbehov (i gjennomføringen).

  • Støtte i metoder for å kategorisere læringsbehov etter 5 moments of learning need.

  • Støtte til å sette opp læringsstrukturer (portal, kontekssensitiv hjelp, maler, etc.).
  • Tilpassing av maler og portaler etter grafisk profil.
  • Oppsett av struktur for oppfølging av statistikk og bruk.

  • Kontekstsensitiv hjelp i systemet.

  • Opplæring i plattformen.

  • Ved behov: produksjon av innhold.

Trygg og effektiv implementering for ditt nye system

Vi gir deg støtte til å sette strukturer for prosjektet eller mer operativ hjelp ved å lage kurs, instruksjoner og portaler for å gjøre støtten tilgjengelig for dine ansatte.

Hvert prosjekt har naturligvis ulike behov, men for at du skal få en idé om hvordan du kan hjelpe dine ansatte, har vi listet opp en rekke eksempler nedenfor!

 

 

anvandare_analys_1

Sluttbrukeranalyse

I første omgang i prosjektet gjør vi en overordnet sluttbrukeranalyse (kan gjøres på ulike nivåer) som inkluderer:

  • Hvem er sluttbrukerne?
  • Hvilke arbeidsoppgaver skal sluttbrukerne utføre?
  • Hva er drivkraften?
  • Hvilken støtte trenger sluttbrukerne?
  • I hvilket format og hvordan bør støtten gjøres tilgjengelig?
Process_exempel_03

Karlegging av endringer i arbeidsflyten

Ved implementering av nye systemer endres ofte prosessene seg i stor grad.

Med InfoCaptions prosessverktøy, eller guidetypen arbeidsflyt, kan vi enkelt kartlegge prosessene og koble sammen konkrete instruksjoner. Vi har dermed mulighet til både helhetlig beskrive de nye prosessene og kunne gi støtte i selve implementeringen.

Bild4

Et felles sted for støtte

Med InfoCaption portal kan vi samle all informasjon uansett om det handler om webinar, kurs eller kortere how-to-guider.

Vi tilpasser selvfølgelig om du ønsker separate portaler for ulike roller.

Sluttbrukeren får ikke bare opp tips til støtte, men kan også enkelt søke fram etter behov.

Handbok_system_785x783_03

Introduksjonskurs

Det lønner seg ofte å lage fullstendige kurs som inneholder overordnet informasjon om endringen eller systemet. Formålet med disse kursene er å gi de ansatte en god introduksjon og en helhetlig forståelse.

Vi anbefaler derfor at disse veiledningene holdes på et relativt høyt nivå uten for mye detaljer. Detaljkunnskapen kan i stedet innhentes i «innlæringsfasen» gjennom korte how-to-guider.

Apply_inline_785x783_merskugga2

Kontekstsensitiv hjelp direkte i arbeidsflyten

For å gi ansatte støtte når de skal gjennomføre en oppgave i løpet av arbeidsdagen, anbefaler vi å bruke vår kontekstsensitive støtte, som gir brukeren støtte direkte i arbeidsflyten. Verktøyet sporer hvor brukeren befinner seg og anbefaler veiledninger som er relevante for brukeren i den spesifikke oppgaven som utføres. Vi anbefaler her å jobbe med korte how-to-guider som har lettfattelig innhold slik at brukeren raskt kan komme videre med arbeidsoppgaven sin.

Vil du vite mer?

Jeg forteller gjerne mer om hvordan vi på InfoCaption arbeider med prosjekt innen implementering av nye system og ser om vidette passer for deg.

Book demo!

Axel Österlund

Axel Österlund

Customer Coach

5 Moments of Learning Need

Møt ulike læringsbehov

Ved store endringsreiser, som implementering av nye systemer, genereres det ulike læringsbehov som må møtes med ulike typer læringsstøtte. For eksempel trenger ansatte/brukere både en overordnet introduksjon, for å få et bilde av systemets komponenter, og detaljert støtte i hvordan de utfører en bestemt oppgave i systemet. Det første behovet kan relativt enkelt dekkes i en samlet e-læring, mens det andre behovet der brukeren trenger hjelp gjennom arbeidshverdagen krever tilgjengelige og korte how-to-guider direkte i arbeidsflyten.


Lær mer om 5 Moments of Learning Need 

5_Moments_NO_ill_ingenrubrik