InfoCaption
Boka demo

Effektiv implementation av nya system

Genom anpassad lärometodik och användning av InfoCaptions läroverktyg ger vi er förutsättningar att ge effektivt och tryggt stöd vid systemimplementation.

Boka ett möte med oss

Verktyg som stöd i lärande vid förändringsresor

Vår plattform ger stöd i hela implementationsresan - från inledande introduktion och utbildning till det dagliga stödet, efter att systemet lanserats i organisationen. Det är enkelt att skapa, dela och administrera för projektledare, producenter och superusers. Och det ger ett smidigt och användarvänlig stöttning för användarna. 

Olika tillfällen av lärobehov behöver bemötas på skilda sätt

Vid stora förändringsresor, så som implementation av nya system, genereras olika lärobehov som behöver mötas med olika typer av lärandestöd. Exempelvis så behöver medarbetare/användare både få en övergripande introduktion för att få en bild av systemets beståndsdelar och detaljstöd i hur de utför en viss specifik uppgift i systemet. Det första behovet kan relativt enkelt mötas i en paketerad e-learning medan det andra behovet där användaren behöver hjälp i sin arbetsdag ställer krav på tillgängliga och korta how-to-guider direkt i arbetsflödet. 

Vanliga lärofällor vid systemimplementation 

Vi har identifierat fyra fällor som vi ofta stöter på i förändringsprojekt och som vi hoppas kunna hjälpa er att undvika:

Fel fokus
Bristande stöd
Stress och osäkerhet
Kontinuerliga förändringar

För stort fokus på introduktionsfasen ger kortvarigt resultat 

Ofta lägger organisationer väldigt mycket fokus på introduktionen till systemet, när medarbetaren ska läras sig om allt som är nytt. Det behövs, absolut, men risken är att för mycket innehåll läggs vid introduktionstillfället. Vilket dels är resurskrävande både för utbildare och deltagare och dels ofta resulterar i att deltagarna har svårt att ta med sig information från tillfället.

Bristande stöd kan leda till kostsamma misstag

Som en följd av att för mycket resurser läggs initialt så finns det en risk att medarbetare inte har tillräcklig stöttning när de väl ska utföra en specifik uppgift.

Antingen läggs tid på att hitta rätt information vilket är resurskrävande och irriterande när man bara vill komma vidare i sin uppgift eller så chansar man och gör det man tror är rätt. Risken är då naturligtvis att det uppstår fel som kan bli kostsamma på ekonomiskt och ledtidsmässigt.

Otillräckligt stöd kan skapa stress och osäkerhet

Att inte få tillräckligt stöd riskerar även att ge ännu större konsekvenser än tid och pengar. Med stor sannolikhet kommer det att generera stress, frustration och osäkerhet för medarbetare och bidra till en negativ arbetssituation.

Svårt att nå ut med kontinuerliga förändringar

Vad som är viktigt att ha med sig vid större förändringsresor att den första tiden (även efter implementation) ofta innebär ganska stora förändringar. Det kan vara funktionsmässiga förändringar i systemet eller förändring kopplat till processer. Även här saknas oftas en plan för hur man ska nå ut med dessa kontinuerliga förändringar.

Vanliga fällor vid systemimplementation

För stort fokus på introduktionsfasen ger kortvarigt resultat 

Ofta lägger organisationer väldigt mycket fokus på introduktionen till systemet, när medarbetaren ska läras sig om allt som är nytt. Det behövs, absolut, men risken är att för mycket innehåll läggs vid introduktionstillfället. Vilket dels är resurskrävande både för utbildare och deltagare och dels ofta resulterar i att deltagarna har svårt att ta med sig information från tillfället.

Vanliga fällor vid systemimplementation

Bristande stöd kan leda till kostsamma misstag

Som en följd av att för mycket resurser läggs initialt så finns det en risk att medarbetare inte har tillräcklig stöttning när de väl ska utföra en specifik uppgift.

Antingen läggs tid på att hitta rätt information vilket är resurskrävande och irriterande när man bara vill komma vidare i sin uppgift eller så chansar man och gör det man tror är rätt. Risken är då naturligtvis att det uppstår fel som kan bli kostsamma på ekonomiskt och ledtidsmässigt.

Vanliga fällor vid systemimplementation

Otillräckligt stöd kan skapa stress och osäkerhet

Att inte få tillräckligt stöd riskerar även att ge ännu större konsekvenser än tid och pengar. Med stor sannolikhet kommer det att generera stress, frustration och osäkerhet för medarbetare och bidra till en negativ arbetssituation.

Vanliga fällor vid systemimplementation

Svårt att nå ut med kontinuerliga förändringar

Vad som är viktigt att ha med sig vid större förändringsresor att den första tiden (även efter implementation) ofta innebär ganska stora förändringar. Det kan vara funktionsmässiga förändringar i systemet eller förändring kopplat till processer. Även här saknas oftas en plan för hur man ska nå ut med dessa kontinuerliga förändringar.

Felprioritering
Otillräckligt stöd
Osäkerhet och stress
Återkommande förändringar

Hur vi stöttar ert förändringsprojekt

Arbetsupplägg:

  • Inledande workshops för att sätta strukturerna.
  • Kontinuerliga avstämningsmöten för stöd framåt i projektet (frekvens utifrån behov).

Möjliga komponenter i stödet:

  • Övergripande planering av projekt (ström i projektet kopplat till utbildning och support).

  • Stöd i kartläggning av förändrade arbetsflöden.

  • Stöd i metod för analys av slutanvändare och lärobehov (under hela implementationen).

  • Stöd i metod för att kategorisera lärobehoven enligt 5 moments of learning need.

  • Stöd i uppsättning av lärostrukturer (portal, kontextkänslig hjälp, utbildningsmallar m.m.).

 

  • Anpassning av mallar och portaler enligt grafisk profil.
  • Uppsättning av strukturer för uppföljning av statistik och användning.

  • Kontextkänslig hjälp i systemet.

  • Utbildning i plattformen.

  • Vid behov: produktion av innehåll.

Trygg och effektiv implementation för ert nya system

Vi ger er stöd för att sätta strukturerna för projektet eller stöttar mer operativt med att skapa utbildningar, instruktioner och portaler för att tillgängliggöra stödet för era medarbetare.

Varje projekt har naturligtvis olika behov men för att ni ska få en bild av hur ni kan hjälpa era medarbetare har vi listat ett antal exempel nedan!

anvandare_analys_1

Slutanvändaranalys

Inledningsvis i projektet gör vi en övergripande slutanvändaranalys (kan göras på olika nivåer) som inkluderar:

  • Vilka är slutanvändarna?
  • Vilka uppgifter ska slutanvändarna utföra?
  • Vad är deras drivkrafter?
  • Vilket stöd behöver slutanvändarna ha?
  • I vilket format och hur bör stödet tillgängliggöras?
Process_exempel_03

Kartläggning av förändrade arbetsflöden

Vid implementation av nya system så förändras ofta verksamhetsprocesserna till hög grad.

Med InfoCaptions processverktyg, eller guidetypen arbetsflöde, kan vi enkelt kartlägga processerna samt koppla på konkreta instruktioner. Vi har alltså möjlighet att både övergripande beskriva de nya processerna och kunna ge stöd i det faktiska utförandet.

Bild4

En samlad plats för stöd

Med InfoCaption portal kan vi samla all information oavsett om det handlar om webinar, utbildningar eller kortare how-to-guider. 

Vi anpassar naturligtvis om ni vill ha separata portaler för olika roller.

Slutanvändaren får både upp tips på bra stöd men kan också enkelt söka fram efter behov.

Handbok_system_785x783_03

Introduktionsutbildning

Det finns ofta ett värde att skapa paketerade utbildningar som innehåller övergripande information om förändringen eller systemet. Syftet med dessa utbildningar är att ge medarbetare en bra introduktion och en övergripande förståelse.

Vi rekommenderar därför att dessa paketerade utbildningar ska hållas på en relativt hög nivå utan för mycket detaljkunskap. Detaljkunskapen kan istället fås i "appliceringfasen" genom korta och tillgänglig how-to-guider.

Apply_inline_785x783_merskugga2

Kontextkänslig hjälp direkt i arbetsflödet

För att ge medarbetare stöttning när hen i sin arbetsdag ska genomföra en uppgift så rekommenderar vi att använda sig av vår kontextkänsliga hjälp, som ger användaren stöd direkt i arbetsflödet. Verktyget upptäcker var användaren befinner sig och rekommenderar guider som är relevanta för användaren i den specifika uppgiften som användaren håller på att utföra. Vi rekommenderar här att jobba med korta how-to-guider vars innehåll är enkelt att ta till sig så att användaren snabbt kan komma vidare i sin arbetsuppgift.

Vill du veta mer?

Jag berättar gärna mer om hur vi på InfoCaption jobbar med projekt inom implementation av nya system och ser ifall vi är en bra match för er. 

Boka demo!

Axel Österlund

Axel Österlund

Customer Coach

5 Moments of Learning Need

Bemöta olika tillfällen av lärobehov

Vid stora förändringsresor, så som implementation av nya system, genereras olika lärobehov som behöver mötas med olika typer av lärandestöd. Exempelvis behöver medarbetare/användare både få en övergripande introduktion, för att få en bild av systemets beståndsdelar, och detaljstöd i hur de utför en viss specifik uppgift i systemet. Det första behovet kan relativt enkelt mötas i en paketerad e-learning, medan det andra behovet där användaren behöver hjälp i sin arbetsdag ställer krav på tillgängliga och korta how-to-guider direkt i arbetsflödet.

Lär dig mer om 5 Moments of Learning Need 

5moments