En "gamer", altså en som aktivt spiller data/tv-spill, lever i en verden av lynrask kunnskapsoverføring. Det kan handle om strategier for å klare en spesiell del, tips eller annet som hjelper en i spillingen. Har arbeidslivet noe å lære av disse spillere når det kommer til kunnskapsdeling?

I spilleverdenen er kunnskapsdeling en selvfølge

Både i yrkeslivet og i spilleverdenen trenger man å dele kunnskap og informasjon for at enkelte oppgaver skal kunne utføres. Man stopper opp fordi man har kjørt seg fast og trenger hjelp, mangler nødvendig informasjon eller vil ganske enkelt bare ha tips til den beste veien fremover. Uansett hva det gjelder, trenger man input fra noen andre. Og hva gjør man da?

Selv om de antakelig ikke har reflektert over det selv, er gamere utrolig flittige kunnskapsdelere. Det er mulig å finne hjelp, strategier og annet om de fleste spill - og for alle tenkbare scenarier i spillene. Youtube er for eksempel full av "Walkthrough"-videoer, der man i detalj viser hvordan man tar seg gjennom spillet fra start til slutt. Eller videoer med tips og triks. Eller videoer med ulike taktikker og så videre...

Spilleverdenen kan ses som en eneste stor organisasjon. En organisasjon som er utrolig villig og dyktig på å dele kunnskap og informasjon seg i mellom. I de aller fleste tilfeller finner du svaret på ditt spørsmål bak et raskt Google-søk som fører deg videre til diskusjonsfora, nyhetssider, Youtube-filmer eller annet som inneholder den informasjonen eller kunnskapen du søker. I diskusjonsfora er det som regel flere ildsjeler som lager tråder og emner som "dette hadde jeg villet vite da jeg startet" eller "her synes jeg at vi deler våre strategier for å forbedre dem". Det er prestisje i å dele kunnskapen heller enn å være den eneste som sitter med den. Spesialistene deler med seg slik at også andre kan bli spesialister. 

Foto av Grzegorz Walczak på Unsplash. (Unnskyld alle gamere der ute, vi vet jo at ingen spiller på en Mac...)

Og hvordan ser det ut i arbeidslivet?

På jobben er det ikke alltid like enkelt. Selvsagt er Google og andre søkemotorer et førstevalg for mange som har spørsmål i sin arbeidshverdag. Men virksomhetsspesifikk informasjon eller kunnskap kan i mange tilfeller være vanskelig å finne. Årsaken er oftest at alt er veldig spredt, ikke søkbart eller dårlig kategorisert. I altfor mange tilfeller henger det også på at det er en spesifikk person som sitter på kunnskapen. Hvis den personen er fraværende eller kanskje slutter, er kunnskapen ikke lenger tilgjengelig i virksomheten.

Hvordan gjør vi kunnskap og informasjon uavhengig av person?

Dokumentér alt som medarbeiderne kan tenkes å ha behov for og gjør det lett tilgjengelig. Jo raskere man finner ut av noe, desto mindre unødig tid legges på å finne informasjon. Det er som sagt veldig vanlig at informasjon ligger spredt på mange steder i virksomheten. Dette gjør at man først må finne rett sted å lete før man begynner å lete etter det man søker etter.

En annen viktig og ofte oversett metode for å gjøre kunnskap tilgjengelig er å bruke den best egnede formen å formidle den på. Skal en funksjon i et system forklares? Bruk skjerminnspillinger. Skal noe i virkeligheten beskrives? Spill inn en video. Det er veldig vanlig med lange detaljerte tekstinstruksjoner som kan være vanskelig å ta til seg. Tenk også på at alle lærer på ulike måter. Å forklare samme sak med ulike virkemidler kan være nøkkelen til at den når ut til alle.

Finnes det noen hjelpemidler?

Performance Support er et anerkjent begrep som kortfattet betyr: "Hjelp til å prestere i arbeidet". Et system for Performance Support er egnet til å dokumentere virksomhetsrelatert kunnskap og informasjon, og gjør den tilgjengelig når og der den trengs. Det kan være gjennom søkesider, portaler eller annet som lenker til ulike former for kunnskapsartikler som gir svar på de spørsmål medarbeideren støter på eller gir kunnskap om et emne.

Det handler altså om kortere støtteguider som raskt hjelper med å komme videre med arbeidsoppgavene når de har stoppet opp på grunn av mangel på kunnskap eller informasjon. En stor gevinst med denne måten å arbeide på er at kunnskapsrelatert stress reduseres samtidig som medarbeiderne blir mer produktive. Win-win for organisasjon og medarbeidere.

Men har vi tid til å vedlikeholde dette?

En gamer som bruker sin fritid til å laste opp fakta legger kanskje ned mer tid enn vi synes vi har innenfor rammen av vår arbeidstid. Kortsiktig kan det ses som tidkrevende å dele med seg av kunnskap, men på litt sikt er det mye tid å spare både for den som deler med seg og for de medarbeidere som benytter seg av kunnskapen.

Gjennom Performance Support og kunnskapsdeling trenger ikke repeterende spørsmål lenger håndteres manuelt, i stedet kan vi henvise til stedet der informasjonen finnes. Med tiden blir det naturlig for en medarbeider å søke frem informasjonen selv i stedet for å kontakte personen som opprinnelig satt på kunnskapen. Som en av våre kunde sa: "Det er bedre å planlegge to timer for å lage guider enn å svare på ti spørsmål når man ikke har tid".

Gjør det lett å gjøre rett

I tillegg til tidsbesparelser medfører kunnskapsdeling som tidligere nevnt også at virksomheten blir personuavhengig. Det innebærer i sin tur att det ikke finnes "noen" som vet hvordan man løser "det der problemet med e-posten, eller påstander som "Jeg kom til å gi feil informasjon til kunden fordi Per er den som vet hvordan det fungerer og han var ikke her da".

Hvis kunnskapsdeling er en selvfølge og noe går feil blir det ikke "jeg visste ikke hvordan jeg skulle gjøre", men i stedet "Det fantes ingen informasjon om hvordan jeg skulle gjøre det". Feilen ligger altså ikke hos medarbeideren, men hos organisasjonen som ikke har laget nødvendig, tilgjengelig informasjon som hjelper medarbeideren å gjøre det riktig.

Vil du lære mer?